Anggap saja statement ini sebagai mukoddimah, "decision to go international must be made carefully". Kenapa demikian, karena prosedur yang berlangsung tidak semudah membalikan tangan. Actually, ada beberapa jalur untuk bisa ke luar negeri bagi seorang university student. Diantaranya bisa sebagai delegate kampus untuk menghadiri International debate, bisa sebagai delegate kampus untuk mempresentasikan paper hasil riset-nya, atau sebagai delegate kampus dalam suatu kegiatan international (sport, culture, studi banding, etc). Selain itu, waktu yang berlangsung juga pariatif, ada yang hanya satu minggu, dua minggu, bahkan sebulan. Biasanya untuk mencari aman agar tidak mengulang semester kuliah dengan adik kelas, kegiatan satu minggu sudah cukup membuat pengalaman sebesar gunung uhud. Haha lebay.
Disini saya merasa memiliki tugas untuk memaparkan prosedur bagi anda yang hendak ke luar negeri lewat jalur presentasi paper di ajang international conference terutama bagi mahasiswa IPB. Kenapa demikian, karena bagi pemula akan ada beberapa kekecewaan jika prosedur-nya kurang benar, terutama terhadap institusi kampus.
1. Prosedur pengajuan paper, penulisan, submit abstract, registration fee, date and venue, dll biasanya sudah diatur dengan jelas di website panitia penyelenggara. Jadi dalam hal ini belum ada sangkut paut dengan pihak kampus, kecuali mungkin ada beberapa yang memerlukan recommendation letter dari lecturer. Beberapa International conference yang biasa di ikuti oleh mahasiswa IPB diantaranya, ADIC Malaysia, AISC Taiwan, AMSTEC Japan, EWB Saudi Arabia, ICAAE Italia, TRI-U (Negara anggota bergilir, tahun 2013 di Japan), dan masih banyak lagi.
2. Setelah paper anda dinyatakan diterima (via e-mail dan website) dan layak untuk di presentasikan di ajang international, anda akan diminta untuk membayar registration fee dalam rentang waktu kurang lebih satu bulan setelah pengumuman. Besar pembayaran tergantung panitia, dari mulai 1 jt/orang sampai 4 juta/orang atau lebih. Tentu ini akan menjadi pertimbangan anda untuk mencari dana kemana-mana.
3. Setelah itu, anda harus membuat proposal permohonan rekomendasi dari pihak kampus dan bantuan dana (jika diperlukan). Susunlah proposal dengan singkat namun jelas dan menarik (jangan lama-lama, ingat waktu anda hanya kurang lebih satu bulan).
4. Setelah selesai, kirimkan segera ke Direktorat Kemahasiswaan untuk di Review dan ditandatangani oleh Direktur Kemahasiswaan dan Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Jika anda bermaksud hendak mengajukan permohonan dana, lampirkan perusahaan atau lembaga yang hendak anda tuju, nama pimpinan, alamat lengkap, dan nomor contact. Segala prosedur ke Ditmawa harus melalui bagian sirkulasi surat/ berkas masuk dan keluar (meja depan ditmawa).
5. Anda akan dipanggil oleh Direktur Kemahasiswaan untuk di Uji kemampuan bahasa inggris (biasanya ditanya tentang isi paper/research yang dilakukan) serta diberi tahu tentang etika-etika saat di luar negeri (sangat penting agar tidak mencoreng nama baik kampus dan Indonesia).
6. Setelah proposal ditandatangani (artinya pihak kampus setuju dan tidak bermasalah), Anda langsung mengurus passport, visa, dan booking tiket secara mandiri. Disamping itu, bagi anda yang hendak mencari dana sponsor, langung saja bergerak jangan ditunda-tunda.
7. Dalam waktu yang bersamaan pula, pihak departemen biasanya mau menerima perizinan jika ada surat resmi dari pihak rektorat. Sehingga, kita harus datang ke ditwama dengan membawa surat untuk dibuatkan surat izin meninggalkan akademik selama di luar negeri. Ingat bahwa permohonan harus melalui bagian sirkulasi terlebih dahulu agar tidak terkesan melangkahi. Kalau sudah dapat suratnya, bisa diberikan sebelum berangkat ke luar negeri ke bagian perizinan akademik departemen.
8. Jangan lupa juga latihan presentasi dan mempersiapkan kemungkinan pertanyaan yang diajukan dari berbagai negara dengan kekhasannya masing-masing.
9. Setelah itu, amati iklim yang sedang terjadi di negara tujuan sehingga perlengkapan yang dibawa akan lebih tepat. Selain itu, pelajari juga culture dari negara tujuan demi keamanan diri pribadi.
10. Setelah segala administrasi beres, silahkan anda terbang dengan senang hati menuju negara tujuan anda. Segala prosedur di bandara baik dalam negeri maupun luar negeri, bagi seorang pemula hendaknya diperlajari sebelum keberangkatan.
